Co je to time management?
Time management neboli plánování času je pojmem, který se na nás hrne z mnoha oblastí života. Nejenom pracovního, ale i soukromého života, ve kterém nám čas mnohdy chybí stejně jako v průběhu náročného dne v zaměstnání. Naši práci si můžeme představit jako neustále se opakující každodenní koloběh řešení úkolů, jimiž jsme pověřeni. K tomu, abychom naši práci vykonávali dobře, získávali pozitivní hodnocení a přitom si stále k práci uchovávali osobní kladný vztah, je nezbytné dobře si řešení jednotlivých úkolů rozvrhnout. Hlavní otázkou však nezůstává to, jaký sled řešení problematických otázek bude, ale jakou prioritu jim přidělíme. Tedy, jaké úkoly budeme řešit jako první. Samozřejmě ty, které pro nás mají zásadní význam. Time management je sadou několika pravidel, které nám pomáhají přidělit úkolům jejich důležitost a zároveň nás učí, jak co nejefektivněji při jejich řešení postupovat. Výsledkem vhodné aplikace time managementu je následně maximální využití našeho času za zachování pracovního elánu a energie.
Faktem, který by měl pohnout i s těmi největšími odpůrci všech moderních managementových metod, jsou data, která nám přináší tzv. Paretovo pravidlo. To tvrdí, že problémy, jež jsou pro naši zásadní, trávíme mnohem méně času, nežli řešením bezvýznamných záležitostí. V procentuálním poměru se řešení problému s 80% významem pro naši práci zabýváme 20% času pracovní náplně a naopak – otázce s důležitostí 20% věnujeme 80% našeho času. To už je přece jenom dobrý důvod pro to, abychom o aplikaci či kurzu time managementu pro vaše zaměstnance začali uvažovat.
Významným faktorem, který nám často v časové rovině znesnadňuje práci, jsme my sami. Vidíme problémy mnohem většími, nežli se jeví. Jindy můžeme být do otázky sami osobně angažováni, a proto ji věnujeme zbytečně více času. Někdy se zbytečně trápíme zavedenými rutinními postupy řešení problému, aniž bychom viděli jakákoliv inovativní zlepšení. Vhodným nástrojem time managementu je pro outsourcing. Příchodem osoby z vnější získáváme objektivní nezainteresovaný pohled na naši práci a problémy, které před nás klade. Platí tak staré pořekadlo: Více očí více vidí. Díky pohledu zvenčí můžou na povrch vyplavat významná fakta, se kterými je posléze možné pracovat, například neefektivita zdánlivě funkčních modelů práce, nevhodnost sestavování prioritního plánu práce či metodické problémy s postupem řešení problému.
Důležitým momentem dobrého time managementu je i naše schopnost vhodně delegovat úkolu mezi naše podřízené. Každá složka v pracovním týmu má svou funkci, jíž přispívá k chodu celku. Je proto nutné dobře se orientovat v tom, která složka je kterým týmem udržována v chodu. Nevhodná delegace pravomocí při řešení problému může jeho odbavení zpomalit či dokonce znemožnit. Time management se tak nezabývá pouze osobou jednotlivce, ale i celkovým vzájemným fungováním týmu jakožto celku. Velký důraz je proto kladen na psychologický trénink osoby vedoucí k podpoře rozhodovacího mechanismu, rychlého úsudku a zachování principu objektivity.
Time management nejen, že se jeví být dobrým pomocníkem v pracovní oblasti, ale v mnohém napomáhá i našemu osobnímu rozvoji. Dokáže totiž do naší práce vnést pořádek, který harmonicky působí a odráží se v osobních sférách života. Pocit dobře odvedené práce dokáže pozitivně ovlivnit naši náladu i vztahy s okolím. Práce má být pro člověka jedním ze smyslů života. Nač do práce chodit jako na popravu, hroutit se při každém zadaní nového úkolu a řešení každého pracovního problému řešit jako běh na dlouhou trať, navíc s překážkami?
Pokud vás téma time managementu ať už z jakéhokoliv důvodu zaujalo, můžete navštívit některý z mnoha kurzů teoretického i praktického rázu. Jejich mix nabízí v rámci vzdělávání firem i veřejnosti společnost Tutor. Jestliže se chcete zatím v oblasti time managementu nejprve raději pořádně zorientovat, či hledáte pouze některé rady a tipy, nahlédněte do publikace marketingové řady nakladatelství Grada „Time management“ nebo se inspirujte v knize českého kouče Davida Grubera. A jestli patříte mezi ty šťastné jedince, kteří se s problémem časového presu a následného pracovního stresu ještě nesetkali či vás potkává jen sporadicky, neváhejte a o své osobní postřehy se s námi podělte!